电子邮件的写作清单

0. 前言

前两天，在战隼的公众号上看到他写了一篇电子邮件的建议清单，想起我前两天刚给部门的新人提了些建议，现在就再把以前准备的一个PPT拿出来供大家参考，也算给自己的工作做个记录。

1. 为什么

现在在很多公司，其实是在使用微信/QQ等IM工具进行公司事务的沟通。那么，为什么我还在坚持邮件呢？
1. 明晰责任往来邮件记录下每个人的职责、承诺。
2. 准确记录讨论内容，行动事项，当前进程全部记录在邮件内。可以充当历史档案。重要的邮件，我会用.msg文件在本地保存下来并在文件名前加上时间和关键词。
3. 清楚沟通邮件的“非实时”特性使得沟通各方有时间酝酿和斟酌。

2. 怎么做

2.1 基本操作

To, CC与BCC
发邮件出去，最重要的就是收件人的选择。
原则上来讲，To的人，就应该是需要
- 一定被知会
- 采取行动
- 提供反馈
的人。其他人不应该放在To中，以免分散注意力。
CC的人，一般是只需要被知会，不用采取行动的人。CC在公司中是一个微妙的选项，要根据公司的情况合适的采用。
BCC，中文为暗送。意思很明显了。

收到邮件，要遵循“快速回应”的原则
- 5-10分钟可以完成，则立即完成
- 5-10分钟不能完成，则告知预计完成的时间
- 不能完成，告知不能完成的原因

发出邮件，要遵循“定时追踪”的原则。

RE, RE ALL和FW
原则上，所有的邮件都应该RE ALL。
FW的时候，在正文简要说明转发目的。

2.2 格式要求

标点
正规使用标点
尽量减少强烈语气的标点“！”

字体
粗体：仅限在需要强调的文字
斜体：少量使用
字体统一，大小适中
杜绝全部大写英文的情况

颜色
可根据不同目的少量使用红黄绿三色

段落
段首不需空格
句中严禁手动回车换行
段落间空一行

签名档
个人姓名、职位、联系方式
公司地址、网址

文本格式
优选HTML
不宜使用信纸

2.3 内容

主题
主题清晰且经过提炼，要能够简要描述邮件内容

正文
邮件的正文切忌流水账，让阅读人边看边理思路。而是应该在写的时候，就要考虑阅读人的思维方式以及需要获得的信息。
在组织好思路以后，用不同的章节描述不同内容的事情，章节前用关键词进行提醒，需要的时候可以加粗加下划线引起阅读者的注意。

举例如下（谁知道Markdown怎么空格？）：
1. 测试情况
　a.总体进展如下：xxxx
　b.Bug 01(XXXX，已解决):
　c.Bug 02(XXXX，待解决):
2. 其他事宜
　a. 酒店续费：xxxx
　b. 研发签证：xxxx
　c. 沟通问题需要改进：xxxx

另，有一种组织方式叫做PADD
- Purpose
- Action
- Details
- Deadline

Written with StackEdit.